Réglement intérieur

 

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REGLEMENT INTERIEUR 

PREAMBULE

 

Ce règlement a pour objectif de développer et préciser le fonctionnement de la MJC en liaison avec les statuts, constituant la base juridique du fonctionnement, sous la responsabilité du Conseil d'Administration qui peut l'amender à tout moment. Il sera communiqué, avec les amendements élaborés en cours d'exercice (article 14 des statuts), à la prochaine Assemblée Générale pour approbation.

La fonction principale de ce document est de préciser les modalités de vie intérieure à la MJC et de faciliter les relations entre les différents partenaires de la MJC

 

CHAPITRE 1

FONCTIONNEMENT DES INSTANCES

 

ARTICLE 1 : ASSEMBLEES GENERALES (AG)

 

L'assemblée Générale annuelle des adhérents étant le lieu privilégié de la vie démocratique de la MJC, la présence de chaque adhérent est souhaitable, nécessaire et indispensable à son bon fonctionnement.

Tous les membres de la MJC peuvent participer à l'Assemblée Générale selon les règles de l'article 8 des statuts.

Lors de l'AG, les membres du Conseil d'Administration (CA) sont élus.

Les membres adhérents de moins de 16 ans régulièrement inscrits doivent être représentés par leurs parents.

Les représentants légaux ne disposent  que d'une seule voix pour représenter l'ensemble de leurs enfants de moins de 16 ans

Outre ce mandat parental, pour les autres usagers de plus de 16 ans, le nombre de pouvoir se limitera à 4 par personne dont le sien.  

Les membres honoraire ou fondateur peuvent participer au vote mais ne sont pas éligibles.   

Les pouvoirs admis seront ceux fournis avec la convocation, dûment complétés et signés par l'adhérent représenté. Tout pouvoir en blanc sera nul. Au cours du CA précédant l'Assemblée Générale, un de ses membres sera désigné pour vérifier les opérations d'enregistrement des présents à l'Assemblée Générale, de validation des pouvoirs et de délivrance des bulletins de vote. Il veillera au bon déroulement des votes et du dépouillement des élections de l'Assemblée Générale.

Sont électeurs : les membres possédant une carte d'adhérent depuis au moins 3 mois le jour de l'assemblée générale

Sont éligibles : les membres possédant une carte d'adhérent depuis au moins 6 mois le jour de l'assemblée générale

 

ARTICLE 2  :ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

 

L'assemblée générale se réunit en session extraordinaire sur la décision du conseil d'administration ou sur la demande de la moitié au moins des membres qui la compose. Les membres sont convoqués au plus tard par le secrétaire quinze jours avant l'assemblée générale extraordinaire.

Il ne délibère valablement que si le tiers des membres est présent ou représenté, chaque personne physique ne pouvant être porteuse de plus de 4 mandats de représentation dont le sien.

Si ce quorum n'est pas atteint lors de la première réunion une deuxième assemblée est convoquée au moins quinze jours à l'avance et elle délibère valablement, quel que soit le nombre des présents ou représentés.

  

ARTICLE 3 : CONSEIL D' ADMINISTRATION

Composition

En plus des membres prévus par les statuts (article 9) et sur invitation du Président, un représentant du personnel pourra siéger aux séances du CA avec voix consultative. Un maximum de 2 représentants du personnel aura la possibilité de siéger, avec voix consultative, au delà de 11 salariés équivalent temps plein.

Les salariés de la MJC ne peuvent pas être membres du CA. Le personnel salarié ou mis à disposition de l'association, tout prestataire ou bénéficiaire d'honoraires de la MJC est inéligible.

Une liste des membres associés sera proposée après leur accord par le CA et validée chaque année lors de l'assemblée générale.

Des personnes pourront siéger à une séance et apporter leur point de vue sur telle ou telle question de l'ordre du jour, soit sur invitation du Président, soit après demande justifiée auprès du Président, par le ou les intéressés.

L’absence consécutive et non excusée d'un administrateur élu sera traitée conformément aux statuts

(Article 10). Cependant un courrier lui sera préalablement adressé afin de l'informer de l'imminence de la décision lors du prochain CA.

En cas de vacance de poste de membre élu au CA, ce dernier pourra proposer des cooptations à des adhérents candidats non élus à la précédente Assemblée Générale ou alors à des adhérents en ayant manifesté l'intention. Ce remplacement devra être ratifié par l'Assemblée Générale suivante. L'administrateur coopté terminera alors le mandat de son prédécesseur.

 

 Fonctionnement

 

     Les réunions du CA. sont animées par le Président ou tout membre du CA désigné par celui-ci. Seules les questions mises à l'ordre du jour seront discutées. Le Président pourra refuser de traiter les questions diverses n'ayant pas fait l'objet d'une demande préalable. Ces questions seront examinées à la séance suivante.

    Le Président animera les débats en veillant à ce que chacun puisse exprimer ses idées librement. Cependant il pourra interrompre la discussion d'une question de l'ordre du jour pour la soumettre au vote s'il juge que l'efficacité du débat en dépend.

      En cas de débordement trop important des horaires, le Président pourra renvoyer les débats à la séance suivante.

    Une fois approuvés les procès verbaux des réunions du CA seront affichés à l'intérieur de la MJC et transmis aux responsables des activités et des sections autonomes.

 

ARTICLE 4 : LE BUREAU

Composition

Conformément aux statuts (article 11), le bureau peut comprendre éventuellement, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire adjoint, un trésorier adjoint, ou plusieurs membres.

Le  CA désigne ses membres, parmi les élus majeurs, lors de la réunion suivant l'Assemblé Générale.

Le mandat est valide jusqu'à la réunion du CA suivant l'Assemblée Générale annuelle N+1.

Afin de permettre un fonctionnement efficace et réactif, le nombre des membres du bureau ne devra excéder 50 % des élus du CA.

Fonctionnement


Le bureau est l'organe exécutif permanent de la MJC. Il peut recevoir mandat du CA pour solutionner une question urgente concernant le fonctionnement de l'association.

                                                                                                                                    

ARTICLE 5 : Commissions

 

Afin de faciliter le travail des instances responsables (bureau et CA) des commissions ou groupes de travail pourront être constitués avec rôle consultatif. Ils seront formés de membres du CA dont obligatoirement un membre du bureau qui en sera le rapporteur, et selon le cas de membres du personnel ou des personnalités invitées pour leur compétence particulière.

 

CHAPITRE 2

LA PARTICIPATION DES ADHERENTS AUX ACTIVITES DE LA MJC.

Rappel :

La MJC est une institution de loisirs, d'éducation et de culture, laïque, ouverte à tous, gérée par une majorité de bénévoles élus en Assemblée Générale. Ses adhérents ont les mêmes droits et les mêmes devoirs quels que soient leur origine, profession, sexe, engagement religieux ou politique.

 

Ayant notamment pour but d'aider chaque adhérent à gérer lui-même son temps de loisir, l'association

propose et organise des activités dans le domaine du sport, de la culture, de la formation, des arts et du

voyage.

Pour cela ses responsables peuvent faire appel à des animateurs, bénévoles ou rémunérés, qui seront soit permanents à vocation plus globale, soit « saisonniers» à vocation plus spécialisée de professeurs ou de techniciens d'activité.


Ouverture des locaux :


Le CA approuve, au plus tard en Mai de l'année pour la saison suivante, le planning d'ouverture et fermeture de l'équipement afin de répondre au mieux aux besoins exprimés par les adhérents et les membres associés.

La MJC fonctionne toute l'année, mais les activités régulières s'arrêtent partiellement pendant les vacances scolaires. Des activités ponctuelles peuvent être programmées en dehors des heures normales d'ouverture et pendant les périodes de vacances scolaires.

 

 

ARTICLE 6 : INSCRIPTION AUX ACTIVITES

 

La grille de cotisation aux activités sera revue annuellement et proposée au CA au plus tard en Mai de l'année pour la saison suivante. (Le montant de la carte est validé chaque année par l'Assemblée Générale.)

Tout adhérent de la MJC régulièrement inscrit et à jour de son adhésion peut participer à toutes les activités proposées par la MJC. A cette fin, i1 devra régler le montant de la cotisation correspondant à l'activité retenue selon le barème de la saison en vigueur.

Le directeur étudiera les dossiers concernant des adhérents pouvant bénéficier de réductions spécifiques. Il soumettra ces dossiers pour avis au CA.

 

Les cotisations sont payables en début de saison et, pour les inscriptions en cours d'année, à compter de janvier de l’année suivante, au prorata.

Ces cotisations sont forfaitaires et valables pour la saison de octobre à juin. Le nombre de séances compris dans la cotisation sera proposé au CA au plus tard en Mai de l'année pour la saison suivante.

Elles correspondent aussi à un engagement de l'adhérent à participer régulièrement à cette activité pendant toute la saison. Il est évident que ce qui a été créé pour les adhérents et par les adhérents ne peut subsister qu'avec leur concours, qu'il soit financier ou moral : la MJC souhaite préserver ses engagements saisonniers vis à vis de ses animateurs d'activités, ne pas être seulement un prestataire de services  "anonyme", mais aussi favoriser l'expression individuelle et les rencontres.

 

Arrêt d'activité sur l'initiative de la MJC :

Le bureau du CA de la MJC peut interrompre une ou plusieurs activités dans le cas de non équilibre financier ou en cas de force majeure. Dans ce cas si la décision intervient dans le mois suivant la date annuelle d'ouverture de la MJC, les adhérents seront intégralement remboursés. Le remboursement aura lieu au prorata dans les autres cas.

 

Exclusion d'adhérents d'une ou plusieurs activités :

En cas de non respect des principes fondamentaux de la MJC, inscrits notamment dans les statuts

(Article 2 et 3) ou sur alerte de l'animateur d'activité ou d'une section autonome, le CA se déterminera sur les sanctions possibles à l'encontre d'un ou plusieurs adhérents Avant toute mesure de radiation fondée sur une faute grave, l'intéressé est invité à présenter ses observations sur la sanction envisagée devant le conseil d'adm

 

inistration. A cet effet, il est convoqué par lettre recommandée (Conformément à l'article 7 des statuts). Dans l'attente de la décision du CA, le bureau  prendra les mesures nécessaires.

 

ARTICLE 7 : PRINCIPES DE REMBOURSEMENT

 

En cas d'abandon de l'activité en cours de saison, il ne sera procédé à aucun remboursement de la cotisation, sauf en cas de force majeure :

      - Raison de santé empêchant la pratique de l'activité sur présentation d'un certificat médical.

     - Changement d'horaire de travail empêchant la pratique régulière de l'activité.

     - Changement de région.

La carte d'adhésion à l'association et la licence (pour les sections sportives) ne seront pas remboursées.

Pour tout recours exceptionnel, le directeur pourra être saisi par écrit des demandes de remboursement total ou partiel des cotisations. Il pourra alors en fonction du caractère de la demande, déterminer le montant du remboursement ou de l'avoir à effectuer. En cas de litige il soumet le dossier au bureau pour décision.

 

ARTICLE 8 : Prêt de salle 1 Prêt de matériel

 

Participation d'associations utilisatrices des services MJC - Aide à la vie associative - Centre de ressources.

 

Dans le cadre de sa mission d'aide à la vie associative, la MJC offre un certain nombre de services aux associations et groupements locaux. Pour en bénéficier, ces associations utilisatrices devront se conformer aux modalités de fonctionnement des services :

    - prêt de matériel

    - prêt de locaux, etc...

Dans ce dernier cas, la MJC peut mettre à disposition des associations, des salles dont elle dispose, après accord du directeur, et suivant les modalités en vigueur. Dans certains cas, des conventions seront établies avec nos partenaires.

 

CHAPITRE 3

PERSONNEL DE L' ASSOCIATION

 

La convention collective nationale de l'animation socioculturelle et les contrats individuels de chacun des salariés fixent les rapports entre l'employeur MJC et son personnel.

Un accord d'entreprise a été établi précisant un certain nombre de dispositions particulières.

Le directeur de la MJC en qualité de directeur des ressources humaines est l'interlocuteur de l'ensemble des salarié

 

s et des animateurs bénévoles, Les demandes de recrutement de personnel seront présentées et argumentées par le directeur pour accord du CA.

Concernant le recrutement du personnel permanent, le directeur sera chargé de présenter plusieurs candidatures à une "commission de recrutement". Cette commission choisira la personne correspondant le mieux au poste à pourvoir. La commission est constituée de volontaires élus, issus et mandatés par le CA.

Les animateurs, professeurs et stagiaires sont recrutés sous la responsabilité du directeur après information du bureau.

Le président propose annuellement au Conseil d’Administration de la MJC, après instruction par le directeur, les orientations en gestion du personnel des salariés de la MJC (évolution des postes, missions, budget,…)

 

Ces dispositions sont conformes à la fiche de délégation du directeur, validée annuellement par le CA.

 

CHAPITRE 4

SECTIONS AUTONOMES

 

La MJC tend à favoriser les prises de responsabilités et tout apprentissage de la démocratie. Des activités, si leurs responsables le souhaitent, peuvent devenir des sections "autonomes", l'autonomie résidant dans l'organisation de l'activité, ou de manifestations ponctuelles, dans la gestion des finances.

 

Une convention est signée annuellement avec chaque section autonome, précisant les responsabilités

de chacun (convention en annexe)

 

ARTICLE 9 : Points essentiels

 

1.      La section doit être menée et gérée par un bureau composé d'un minimum de trois personnes,

(1 président, 1 secrétaire, 1 trésorier)  ces personnes ne pouvant pas être, par ailleurs, salariées de la MJC

 

2.    Ce bureau n'a pas d'existence juridique. Toute décision prise par le bureau engage juridiquement la MJC.

 

3.      Les sections font partie intégrante de la MJC. Elles sont tenues d'appliquer les orientations générales de la MJC et de respecter les statuts et règlements en vigueur à la MJC ainsi que les décisions du Conseil d'Administration.

 

 

 

4.     Si un groupe d'individus souhaite créer une section autonome au sein de la MJC, il doit présenter un dossier au directeur (les permanents peuvent les assister dans cette démarche)

La création de la section autonome est décidée par le Conseil d'Administration à partir de l'étude de faisabilité faite par le directeur.

 

5.      La section gère alors elle-même le budget, toute opération financière passant par la MJC.

 

6.      A l'issue d'une période permettant au Conseil d'Administration de juger de la fiabilité de la gestion par la section, un compte bancaire peut être ouvert par la MJC au profit de la section. Ce compte est alors géré par le bureau de la section.

 

7.      La gestion financière est assurée par le bureau de la section. Elle doit être équilibrée, les déficits d'une année sont reportés sur l'année suivante, charge à la section de prendre les mesures nécessaires pour les combler. De la même façon, un excédent d'une année est reporté sur l'année suivante, le bureau de la section décidant de son utilisation.

 

8.     Les sections sont tenues de respecter les règles fixées par la MJC en matière de montant de cotisations et particulièrement celles concernant les réductions concédées aux adhérents. Elles assument dans leur propre budget les conséquences liées à ces réductions.

 

9.    La comptabilité de la section est totalement intégrée dans la comptabilité de la MJC qui en est responsable. Pour ce faire, les trésoriers de sections doivent fournir tous les documents nécessaires au comptable de la MJC (Titre 3 article 9 de la convention)

 

10.  En cas de risque de découvert sur le compte bancaire, le trésorier de la section doit prévenir la MJC qui, si nécessaire et si possible, pourra combler ce découvert.


 

11.  De la même façon, en cas de découvert bancaire sur le compte général de la MJC., il peut être prélevé sur les comptes des sections autonomes les montants nécessaires pour combler ce découvert. Ces prélèvements ne pourront se faire qu'après étude avec les trésoriers de la disponibilité en trésorerie de chaque section.

 

12.  En cas de problème financier prévu ou en cas de non respect de ce règlement, le président de la MJC peut bloquer le compte bancaire de la section. Le Conseil d'Administration peut décider de fermer ce compte et de remettre en question l'autonomie de la section.

 

13.  La « section autonome » est responsable d’assurer ses adhérents dans tous les cas (activité régulière ou manifestation ponctuelle)

 

14.  Si elle le souhaite, une section peut s'entourer de la collaboration d'un animateur salarié. Elle doit dans ce cas demander l'avis du CA. Après accord, c'est la MJC qui est employeur. La section remboursera alors à la MJC la totalité des frais liés à cet emploi. Elle devra respecter par rapport à ce personnel les consignes données par le directeur de la MJC chef du personnel.

 

15.  Les sections sont tenues d’informer à l'avance la MJC des différentes manifestations ponctuelles qu'elles organisent (gala, fête, compétition,…). En cas de difficulté de calendrier par rapport à celui de la MJC, il peut être demandé une modification de date.

En cas d'incidence financière importante pour la section, le budget doit être étudié avec le concours des permanents de la MJC

 

16.  En cas de manifestation particulière exceptionnelle, nécessitant un investissement financier important, ou en cas de nécessité d'acquisition importante de matériel, une demande d'aide financière exceptionnelle peut être faite à la MJC. Dans ce cas, seul le Conseil d'Administration peut prendre la décision.

 

17. Tous les documents d'information aux adhérents ou au public, réalisés par la section doivent être communiqués à la MJC. Ils doivent obligatoirement comporter le logo de la MJC ou, à défaut, la mention " section de la MJC de Vaulx-en-Velin ".

 

18.  En cas de litige au sein du bureau d'une section, c'est le Conseil d'administration qui est amené à trancher après avoir entendu les différents points de vue.

En cas de litige entre plusieurs sections, une médiation est mise en place par le directeur de la MJC. Si ce litige persiste, il est porté en Conseil d' Administration qui tranche après avoir entendu les différentes parties.

 

19.  Les sections autonomes sont responsables du respect de la réglementation lors des activités, des manifestations, de la diffusion de documents, d'affichage…. Elles assumeront les frais financiers en cas d'amende.

 

20.  Les sections sont responsables des locaux de la MJC lors de l'utilisation en dehors des horaires habituels d'ouverture. Une ou plusieurs clefs peuvent être attribuées contre une caution, chaque début de saison.. Il est formellement interdit de faire établir un double de la clé prêtée. Une  demande écrite de la section comportant le nom de la ou des personnes possédant les doubles sera indispensable. Les clefs seront rendues en fin de saison.

 

21. 

 

La MJC peut apporter une aide aux sections, en fonction des besoins

   Un lieu ressource est à disposition des sections pour leurs travaux administratifs et pour leur        communication téléphonique

   Le secrétariat de la MJC peut répondre à des besoins administratifs, suivant sa charge de travail (dactylographie, réalisation de documents d'information, photocopies envoi de courrier, fax...). Les frais liés à ces travaux, particulièrement les photocopies en nombre et les affranchissements sont à la charge des sections.

    L'équipe d'animation (animateurs de secteurs, coordinateur, directeur) peut apporter une aide technique, notamment pour l'organisation de manifestations ponctuelles.

 

CHAPITRE 5

SUIVI et MISE A JOUR

 

Ce règlement intérieur sera revu en CA au moins tous les deux ans.

Il sera complété et modifié lors de changement d'organisation et présenté pour validation au CA

 

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